1. Chuẩn bị cho kỳ thi

1.1. Quy định hình thức, thời gian thi

a) Hình thức thi: kỳ thi ICDL được tổ chức theo hình thức tập trung (thi offline) tại phòng thi của các Trung tâm khảo thí ICDL được chứng nhận.

b) Loại câu hỏi thi: bài thi ICDL gồm các loại câu hỏi như sau:
– Câu hỏi trắc nghiệm chọn 1 đáp án;
– Câu hỏi Drag & Drop (kéo thả);
– Câu hỏi Hotspot;
– Câu hỏi In-Application (thao tác trực tiếp trên ứng dụng).

b) Thời gian làm bài: 45 phút (cho 01 Mô đun ICDL cơ bản) và 60 phút (với Mô-đun nâng cao).

1.2. Nhân sự coi thi

Được bố trí trước mỗi kỳ thi và luôn đảm bảo các yêu cầu:

• Phòng thi phải có 2 cán bộ coi thi.
• Có cán bộ coi thi hành lang/Giám sát phòng thi một cách hợp lý nhằm đảm bảo trật tự của khu vực thi và việc liên lạc giữa các phòng thi với Phòng Đảm bảo chất lượng của ICDL Việt Nam.

1.3. Quy định về cơ sở vật chất, trang thiết bị của Trung tâm khảo thí

a) Phòng thi và các phòng chức năng đủ để tổ chức cho 20-30 thí sinh/đợt thi trở lên.

• Phòng thi đảm bảo đủ ánh sáng, bàn, ghế, phấn hoặc bút dạ, bảng hoặc màn chiếu; có đồng hồ dùng chung cho tất cả thí sinh theo dõi được thời gian làm bài; có máy in được kết nối với máy tính;
• Có thiết bị kiểm tra an ninh như cổng từ hoặc thiết bị cầm tay, nhằm kiểm soát được việc thí sinh mang vật dụng vào phòng thi;
• Có phòng làm việc của Hội đồng thi, có hòm, tủ hay két sắt, khóa chắc chắn để bảo quản hồ sơ thi.

b) Hệ thống CNTT đảm bảo cho việc tổ chức thi trên máy

• Mạng máy tính nội bộ (LAN) gồm máy chủ, máy trạm có cấu hình cao được cài đặt hệ điều hành và phần mềm thi hoạt động ổn định, đáp ứng yêu cầu thi; có thiết bị bảo mật hợp nhất cho hệ thống, thiết bị cân bằng tải đường truyền, thiết bị lưu trữ sao lưu dữ liệu, bộ lưu điện và nguồn điện dự phòng; tốc độ kết nối mạng nội bộ, kết nối Internet đảm bảo hoạt động thi trên máy;
• Số lượng máy tính phải đảm bảo mỗi thí sinh một máy riêng biệt và số lượng máy tính dự phòng phải đạt tối thiểu 10% trên tổng số thí sinh dự thi;
• Cấu hình máy tính tối thiểu:

• Có máy ghi hình (camera) giám sát trực tuyến đảm bảo bao quát và ghi được toàn bộ diễn biến của cả phòng thi liên tục trong suốt thời gian thi; lưu trữ hình ảnh thi vào cơ sở dữ liệu của trung tâm.

c) Khu vực thi phải đảm bảo các yêu cầu bảo mật, an toàn và phòng chống cháy nổ; có nơi bảo quản đồ đạc của thí sinh.

2. Quy trình coi thi

2.1. Trước khi thi

a) Giám thị nhận giấy nháp (nếu có), tài khoản cá nhân của từng thí sinh từ Trưởng Ban Coi thi hoặc người được Trưởng Ban Coi thi ủy quyền; giám thị trong phòng thi ký tên vào các tờ giấy nháp và phát cho thí sinh; kiểm tra nguồn điện và việc niêm phong các máy tính.

b) Giám thị phải kiểm tra giấy tờ tùy thân của thí sinh. Giấy tờ tùy thân có thể là Hộ chiếu, CMND, thẻ đảng viên, giấy phép lái xe, hoặc bất kỳ giấy tờ tùy thân khác theo mẫu hành chính được xác nhận; Giám thị phải đối chiếu thí sinh với danh sách và bản sao giấy tờ tùy thân của thí sinh đã lưu lại khi thí sinh đăng ký dự thi. Khi có nghi vấn nhận diện, giám thị có thể chụp ảnh thí sinh để phục vụ cho việc xác minh sau này. Giám thị cũng cần yêu cầu thí sinh ký vào Bản Danh sách Thí sinh.

c) Giám thị phải kiểm tra sự phù hợp của cơ sở vật chất của phòng thi và phải đảm bảo tất cả các máy tính để thí sinh làm bài thi hoạt động tốt;

d) Sắp xếp chỗ ngồi cho các thí sinh trong phòng thi đảm bảo khoảng cách tối thiểu theo cả hàng ngang và hàng dọc giữa hai thí sinh là 1200mm;

e) Phần mềm phục vụ thi phải được cài đặt và kiểm tra môi trường trước và không được cài đặt thêm bất kỳ phần mềm và tài liệu nào khác;

f) Các máy tính phục vụ cho thí sinh chỉ có khả năng kết nối với máy chủ nội bộ (mạng LAN) và không được kết nối Internet.

g) Phải niêm yết nội quy phòng thi và các Quy định khác liên quan đến đợt thi (nếu có); Giám thị phải giải thích các Quy trình và Quy tắc làm bài thi tới các thí sinh trước khi bài thi bắt đầu.

h) Nếu Giám thị nhận thấy bất cứ tiêu chuẩn nào trên đây không được đáp ứng thì không được tiếp tục cho tiến hành thi.

i) Giám thị phải tạo “Phòng thi” trên hệ thống quản trị kỳ thi và gán tất cả tài khoản thí sinh dự thi vào trong phòng thi;

j) Sau khi kết thúc quá trình điểm danh, xác thực thí sinh và sắp xếp chỗ ngồi cho thí sinh, giám thị kiểm tra và đối chiếu danh sách thí sinh có mặt với danh sách thí sinh đăng ký dự thi. Nếu có thí sinh vắng mặt, giám thị phải di chuyển tài khoản của những thí sinh đó ra khỏi “Phòng thi” trên hệ thống quản trị.

k) Trước giờ thi 05 phút và sau khi đã di chuyển tài khoản của những thí sinh vắng mặt, giám thị thực hiện thao tác tạo Mã giám thị (Invigilator key) cho “Phòng thi” có hiệu lực tối thiểu 30 phút, tối đa 60 phút. Mã giám thị tạo ra sẽ có hiệu lực áp dụng cho những tài khoản của thí sinh có trong Phòng thi. Thí sinh phải sử dụng Mã giám thị thì mới truy cập được vào bài thi.

l) Sau khi xác định tất cả thí sinh đã đăng nhập đúng tài khoản của mình trên hệ thống thi ICDL, giám thị công bố Mã giám thị (qua bảng hoặc màn hình chiếu) tới tất cả các thí sinh dự thi và yêu cầu thí sinh truy cập vào bài thi để bắt đầu làm bài.

2.2. Trong quá trình làm bài thi

a) Giám thị phải có mặt trong suốt quá trình thi và phải đảm bảo rằng tất cả các thí sinh hoàn toàn hiểu và tuân thủ theo các quy trình và quy tắc làm bài thi.

b) Giám thị kiểm tra giấy tờ cá nhân của mỗi thí sinh. Khi giám thị thấy đảm bảo đúng thí sinh tham dự như danh sách thì mới mở khóa phần mềm cho thí sinh đăng nhập vào làm bài thi;

c) Giám thị trong phòng thi giám sát chặt chẽ phòng thi, không để thí sinh trao đổi, quay cóp bài;

d) Trường hợp cần phải cho thí sinh ra ngoài phòng thi, giám thị trong phòng thi chỉ cho từng thí sinh ra ngoài và báo cho giám thị ngoài phòng thi để theo dõi, giám sát;

e) Tạo Mã giám thị cho “Phòng thi” với thời lượng hiệu lực tối thiểu 30 phút và tối đa không quá 60 phút để thay thế cho Mã giám thị cũ. Sau đó công bố tới thí sinh để thí sinh sử dụng truy cập vào bài thi;

e) Trường hợp có thí sinh vi phạm quy định thi, giám thị trong phòng thi lập biên bản và báo cáo ngay cho Trưởng Ban Coi thi để có biện pháp xử lý;

f) Giám thị ngoài phòng thi giám sát thí sinh và giám thị, kỹ thuật viên trong phòng thi tại khu vực được Trưởng Ban Coi thi phân công; đồng thời giám sát và không cho phép thí sinh tiếp xúc với bất kỳ người nào khác.

2.3. Sau khi kết thúc bài thi

Khi kết thúc các bài thi phải tuân theo các Quy trình sau:

a) Giám thị phải đảm bảo rằng tất cả các bài thi hoàn thành được lưu trữ để chấm điểm và sau đó được xoá khỏi máy tính.

b) Giám thị yêu cầu từng thí sinh xem lại kết quả bài thi của mình và ký xác nhận (với sự hỗ trợ của kỹ thuật viên).

c) Giám thị ngoài phòng thi giám sát và hỗ trợ giám thị trong phòng thi trong việc giữ trật tự phòng thi tại khu vực được Trưởng Ban Coi thi phân công.

d) Kiểm tra tất cả Mã giám thị đã tạo ra trong ca thi trên hệ thống quản trị kỳ thi để đảm bảo chỉ có Mã giám thị dành cho các thí sinh có mặt dự thi. Nếu Mã giám thị nào vẫn còn hiệu lực về thời gian thì thực hiện thao tác vô hiệu hoá Mã giám thị đó.

d) Trung tâm Khảo Thí phải lưu và lưu trữ lại những thông tin dưới đây trong một môi trường an toàn (để ICDL Việt Nam và/hoặc Tổ chức ECDL Foundation kiểm tra tùy từng thời điểm).

• Họ và tên của Giám thị;
• Thông tin thí sinh (Họ và tên, ngày sinh, giới tính, số ID cá nhân, tài khoản đăng nhập);
• Bài thi đã làm;
• Kết quả bài thi;
• Thời gian và ngày tiến hành bài thi;
• Phiên bản Khung chương trình của bài thi.

e) Trung tâm Khảo Thí Được Chứng nhận phải thông báo những dữ liệu trên và kết quả các bài thi của mỗi thí sinh cho Bên Được Chuyển Nhượng Li-xăng bằng phương tiện điện tử hoặc bằng hình thức khác trong vòng bẩy (7) ngày kể từ khi có kết quả thi

f) Trung Tâm Khảo Thí Được Chứng Nhận cần nhanh chóng thông báo cho các thí sinh về kết quả bài thi.

g) Dữ liệu Camera phòng thi được lưu trữ lại ít nhất 12 tháng;

h) Giám thị phải báo cáo những vấn đề quan trọng phát sinh (nếu có) trong quá trình làm bài thi cho Trung tâm khảo thí và Trung tâm khảo thí báo cáo cho ICDL Việt Nam.